Master data adalah tulang punggung sistem ERP. Ia menjadi referensi utama bagi transaksi, laporan, dan integrasi lintas modul. Kesalahan dalam mendefinisikan master data bisa menyebabkan duplikasi, error, hingga kerugian finansial.
Berikut adalah daftar best practice yang saya rekomendasikan dalam menentukan master data.
✅ 1. Gunakan Satuan Terkecil sebagai Satuan Master
- Satuan master haruslah satuan terkecil yang masih relevan secara operasional.
- Contoh: gunakan "pcs" bukan "box", "ml" bukan "liter".
- Tujuannya: presisi konversi, fleksibilitas transaksi, dan audit trail yang jelas.
✅ 2. Tentukan Kode Barang yang Konsisten dan Unik
- Hindari kode acak atau terlalu panjang.
- Gunakan format yang mencerminkan kategori, tipe, atau lokasi (misal: FG-001 untuk Finished Goods).
- Pastikan tidak ada duplikasi antar divisi atau cabang.
✅ 3. Gunakan Nama Barang yang Ringkas dan Konsisten
- Nama barang cukup memuat identitas generik barang.
- Hindari memasukan tipe, ukuran, warna, atau spesifikasi jika informasi tersebut bersifat variatif karena itu sebaiknya dikelola sebagai varian.
- Contoh:
- Nama barang: Botol Plastik
- Varian: 500ml, Putih, Ultraflex, dll.
- Tujuannya: menjaga konsistensi, memudahkan pencarian, dan mendukung struktur data yang scalable.
✅ 4. Kelompokkan Barang ke dalam Kategori yang Terstruktur
- Buat hierarki kategori: misal Bahan Baku > Logam.
- Kategori membantu analisis, pelaporan, dan filtering di sistem.
✅ 5. Tentukan Supplier dan Customer Master dengan Legal Name
- Gunakan nama resmi sesuai NPWP atau dokumen legal.
- Tambahkan field untuk nama dagang jika berbeda.
- Pastikan alamat, NPWP, dan kontak selalu update.
✅ 6. Gunakan Field Konversi dan Mapping Antar Satuan
- Buat tabel konversi: 1 box = 10 pcs, 1 roll = 50 meter.
- Gunakan field konversi otomatis di sistem agar transaksi tetap akurat.
✅ 7. Buat Dokumentasi atau SOP Penentuan Master Data
- Buat SOP beserta approval untuk menentukan master data agar data konsisten dan sesuai standar perusahaan.
- Sertakan infografik atau contoh transaksi untuk memperjelas pemahaman.
✅ 8. Libatkan Tim Operasional dalam Penentuan Master
- Diskusikan dengan gudang, QC, purchasing, dan finance.
- Master data bukan hanya urusan IT ini adalah aset operasional bersama.
Menentukan master data adalah proses strategis yang membutuhkan kolaborasi, disiplin, dan dokumentasi yang baik. Dengan mengikuti best practice ini, kita membangun sistem ERP yang scalable, audit-ready, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis.
